Recordmanager

Locatie                         Amsterdam

Salaris                         € 3.376,72 tot € 5.377,13

Dienstverband            32 – 40 uur

Contract                      Tijdelijk, met uitzicht op vast

​Als Recordmanager bij de Hogeschool van Amsterdam (HvA) werk je binnen het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de HvA Staf. Je speelt een belangrijke rol in het beheersen en optimaliseren van het digitale recordbeheer. Je analyseert diverse systemen, verdiept je in de technische aspecten en identificeert verbeterpunten. Deze functie is relatief nieuw binnen de DIV, wat je de mogelijkheid biedt om jouw kennis en ervaring in te zetten om het recordmanagement binnen de HvA verder vorm te geven.

Want waar anders dan bij de HvA …

• Ben je onderdeel van een maatschappelijk betrokken organisatie
• Heeft jouw werk zichtbaar een positief effect op medewerkers en studenten
• Ben je een belangrijke kracht in de dienstverlening en beleidsontwikkeling op duurzame informatiebeheer

Zo maak jij het verschil

Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie waar je kunt bijdragen aan het verbeteren van digitale processen binnen de HvA? Wij zoeken een enthousiaste en gedreven adviseur die zich richt op digitalisering en optimalisatie van document- en archiefbeheer. In deze functie ga je aan de slag met het verbeteren van ons Document Management Systeem (DMS) en zaakgericht werken.

Wat ga je doen?

In deze rol ga je actief in gesprek met gebruikers om hun behoeften en ervaringen met het huidige (zaak)systeem of DMS te begrijpen. Je brengt de mogelijkheden voor digitalisering en optimalisatie van werkprocessen in kaart en begeleidt medewerkers in deze transitie. Je schrijft adviezen en denkt mee over de ontwikkeling van workflows en de inrichting van het DMS of zaaksysteem.

Daarnaast draag je bij aan het opzetten van een kwaliteitszorgsysteem voor recordbeheer, inclusief de bijbehorende nulmeting en de invoering hiervan HvA-breed, om te voldoen aan wet- en regelgeving zoals gemonitord door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Je voert lijncontroles uit, ziet toe op het juiste en consistente gebruik van het DMS en toetst of de juiste toepassing wordt gebruikt voor verschillende werkprocessen op het gebied van digitaal document- en archiefbeheer.

In jouw rol denk je mee over beleid met betrekking tot recordmanagement. Je adviseert, ondersteunt en begeleidt andere afdelingen en eenheden binnen de HvA om bij te dragen aan een optimale (digitaal duurzame) informatiehuishouding. Ook schrijf je handboeken, projectplannen en beleidsdocumenten, zoals een ordeningsplan en metadataschema, ter ondersteuning van de overgang van analoog naar digitaal werken binnen de HvA.

Wat je verder krijgt

• Een baan waarin je zowel op de bruisende Amstelcampus werkt als vanuit huis of andere locaties.
• Een brutomaandsalaris tussen € 3.376,72 en €  5.377,13 (schaal 10 cao hbo op basis van Hay-profiel: medewerker administratieve processen en systemen 2).
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantiegeld van 8% van je brutojaarsalaris.
• 428 vakantie-uren per jaar bij een 40-urige werkweekomvang.
• Recht op verschillende soorten verlof, zoals (on)betaald ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptie- en pleegzorgverlof en regelingen voor wat oudere medewerkers.
• Afhankelijk van jouw situatie kun je gebruik maken van een van de volgende mogelijkheden: kilometervergoeding voor je woon-werkverkeer, een NS-Business Card, een eigen HvA-fiets of belastingvoordeel bij de aanschaf van een andere fiets. Kun je, bijvoorbeeld vanwege een functiebeperking, niet met eigen of openbaar vervoer komen? Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
• Volop mogelijkheden om je te ontwikkelen, onder andere via onze eigen HvA Academie.
• Korting op onder meer boeken, culturele cursussen, soft- en hardware en een aantal verzekeringen.
• Volop aandacht voor jouw werkplezier en werk-privébalans. En voor jouw vitaliteit. Zo bieden we voorzieningen voor een gezonde thuiswerkplek, kun je voordelig deelnemen aan onze sportactiviteiten speciaal voor HvA-medewerkers of via het sportcentrum USC. Ook kun je gebruikmaken van onze (loopbaan)coaches en van online tools die je ondersteunen bij je mentale gezondheid.
• Een goede pensioenregeling via ABP.
• Een laptop en telefoon. Ook krijg je een maandelijkse internetvergoeding van € 50,-.
• Last but not least: een werkplek in een dynamische omgeving waarin je in een fijne sfeer samenwerkt met collega’s. Die je ook buiten het werk om kunt ontmoeten, bijvoorbeeld via onze community’s, zoals HvAPride, HvA Alumni, HvA United, JongHvA en FEM IT.

Bekijk hier al onze arbeidsvoorwaarden en mogelijkheden op maat.

Zo verrijk jij ons

Op de HvA zijn geen twee medewerkers hetzelfde. Dus wie je ook bent, je vult ons team altijd aan. Voor deze functie zoeken we een collega met een sterk analytisch vermogen, die technisch onderlegd is en zich graag verdiept in de technische aspecten van een zaaksysteem of Document Management Systeem (DMS). Je bent proactief, werkt graag samen met anderen en durft je mening te uiten. Uitstekende schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en overtuigingskracht zijn essentieel. Verder neem je mee:

• HBO werk- en denkniveau
• SOD-Il, GO of LARM opleiding (of vergelijkbaar) afgerond
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie en kennis van geautomatiseerde postregistratiesystemen en/of zaaksystemen is vereist.
• Ervaring met Sharepoint/Teams is een must, ervaring met zaaksystemen, DMS Corsa en Filemaker is een pré.

Word onze nieuwe Recordmanager

• Upload tot en met 15 april 2025 je motivatie en cv via de sollicitatiebutton. En houd je inbox in de gaten: binnen twee tot drie weken ontvang je een persoonlijke reactie.
• Wil je eerst meer weten over de functie? Agnieszka Skyner, teamleider DIV kan je er alles over vertellen. Bel of app via 06 – 21158968 of mail naar a.e.skyner@hva.nl
• Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.
• Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar vacatures@hva.nl.
• Bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de HvA Sollicitatiecode aan. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
• Wij kunnen alleen sollicitaties in behandeling nemen die via de “solliciteer nu” knop op de vacaturepagina van de HvA zijn ingediend (mits anders aangegeven).

Creating tomorrow bij de HvA Staf

Het College van Bestuur en de HvA als geheel ondersteunen bij de strategie- en beleidsontwikkeling, en kwaliteitsmonitoring. Daarvoor staat de HvA Staf aan de lat.

We zijn een diverse groep van zo’n 200 professionals. Onze teams bestaan uit specialisten, adviseurs, ondersteuners en programma- en projectmedewerkers en werken op uiteenlopende thema’s, zoals onderwijs en onderzoek, human resource, communicatie, finance en control, digitalisering, vastgoed en huisvesting, juridische zaken, institutional research en integrale veiligheid. Vanuit ieders vakgebied en expertise werken we samen, én met anderen binnen de faculteiten en diensten. En dat voor de gehele HvA! Kun je je voorstellen hoe groot en complex de projecten zijn waar wij aan werken? En hoeveel uitdaging dit biedt?

De HvA Staf biedt je dus een uitdagende en dynamische werkplek. En wat je rol ook is, je bouwt in no time een groot en inspirerend netwerk op.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Van onze ruim 45.000 studenten en 4.500 medewerkers zijn er geen twee hetzelfde! Kun je je voorstellen hoe dynamisch dat is, die enorme verscheidenheid aan persoonlijkheden, achtergronden en perspectieven? Belangrijk ook, want wij geloven dat we juist dankzij die diversiteit beter presteren als werkgever én hogeschool van en voor de Metropoolregio Amsterdam. We streven ernaar de diversiteit die Amsterdam rijk is weerspiegeld te zien in ons personeelsbestand. En een organisatie te zijn waar elke medewerker en student zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Dus wie jij ook bent: je bent van harte welkom! Bij de HvA Staf werk je met collega’s die graag beleid ontwikkelen, implementeren en adviseren. We streven naar een cultuur met een prettige, daadkrachtige en inclusieve sfeer, die ruimte biedt voor ieders talent en ontwikkeling.