Managementassistent

Locatie                        Amsterdam

Salaris                        € 3.2.33,- tot € 4.376, - op basis van een 36-urige werkweek

Dienstverband            36 – 40 uur per week, fulltime

Contract                      Tijdelijk, met uitzicht op vast

Heb jij een talent voor organiseren en ondersteunen en zorg jij er daarmee voor dat mensen zo goed mogelijk hun werk kunnen doen? Solliciteer dan snel en help ons bij het realiseren van de beste dienstverlening voor 100.000 studenten en medewerkers in Amsterdam!

Want waar anders dan bij de HvA …

• Ben jij als managementassistent(e) ook aangesloten op de inhoud
• Werk je aan meer dan alleen secretariële taken
• Heeft je werk maatschappelijke impact en vind je echte zingeving.

Zo maak jij het verschil

Facility Services (FS) heeft een bijzondere positie: samen met onze collega-diensten (het Administratief Centrum, de Bibliotheek HvA/UvA en ICT Services) werken we voor zowel de HvA als de UvA. Ruim 300 FS-collega’s zetten zich elke dag samen in om ervoor te zorgen dat docenten, studenten, onderzoekers en andere medewerkers hun werk zo goed en prettig mogelijk kunnen doen.

Ons werk is van onschatbare waarde voor het onderwijs en onderzoek. Pand niet open? Audiovisuele apparatuur kapot? Dan geen onderwijs en onderzoek. Geen koffie of restaurants? Dan wordt het stil in onze gebouwen. Geen tentamensurveillanten? Studenten lopen vertraging op. Geen afvalcontract, geen schoonmaak? We hoeven het niet uit te leggen: zonder Facility Services staat alles stil. We zijn een daadkrachtige club mensen. Gebeurt er iets onverwachts? Wij zijn wendbaar en ondernemen actie. We helpen graag en onze lat ligt hoog. Wij regelen het, met elkaar.

FS wordt aangestuurd door het Management Team (MT). Dit MT bestaat uit zes personen, vijf afdelingshoofden en een directeur. Dit MT wordt ondersteund door het secretariaat bestaande uit drie personen. In principe ondersteunt elke managementassistent primair twee MT-leden, maar ze ondersteunen en vervangen ook elkaar waar nodig. Een van de drie plekken is nu vacant en daarom zoeken wij een managementassistent die twee afdelingshoofden gaat ondersteunen.

Dit doe je graag

• Je beheert de agenda van twee managers
  Een belangrijk onderdeel van het werk is ervoor zorgen dat de agenda’s van jouw managers op een goede manier zijn georganiseerd. Dit gaat vaak om afspraken in volle agenda’s, niet alleen die van jouw manager, maar ook van andere genodigden. Dit vraagt om een flinke dosis doorzettingsvermogen en creativiteit. Jij stemt hierin makkelijk samen om met andere managementondersteuners. Jij herkent wat prioriteit heeft en deelt de agenda, en jouw eigen werk, op basis hiervan in.
• Je brengt orde in volle mailbox
  De mailboxen van jouw managers lopen nogal eens vol, gezien hun volle agenda hebben zij zelf niet altijd het overzicht. Maar jij wel! Jij houdt de mailbox in de gaten, geeft aan wat prioriteit heeft, zorgt dat hier tijdig op wordt gereageerd en waar mogelijk handel jij mail zelf al af, of zet je deze door.
• Je zorgt dat afspraken worden nagekomen en jaagt aan waar nodig
  Samen met jouw manager heb jij overzicht op de verschillende afspraken die relevant zijn. Jij zorgt dat het overzicht wordt behouden, bijvoorbeeld door het notuleren of het vastleggen van een actielijst, op de verschillende afspraken. Wordt iets niet tijdig nagekomen? Dan signaleer jij dit, of ga jij hier zelf achter aan.
• Je organiseert bijeenkomsten
  Verschillende bijeenkomsten vergen extra voorbereiding. Of dit nu gaat om het verzamelen van de stukken van een stuurgroep, het opstellen van een agenda of het zoeken van een geschikte ruimte voor een teambuilding bijeenkomst. Jij zorgt er zelfstandig voor dat alle randzaken van een overleg vlekkeloos zijn georganiseerd.
• Je vindt het leuk om ook op inhoud betrokken te zijn
  Hoewel een groot deel van jou werk bestaat uit het beheren van de agenda en mailbox,  stopt jouw werk daar niet. Jouw manager zorgt ervoor dat je ook op inhoud bent aangesloten. Dit zorgt er weer voor dat jij ook echt goed kan ondersteunen, ook op inhoudelijke taken. Dit betekent bijvoorbeeld ook dat jij soms al mail van jouw manager zelf kunt beoordelen en beantwoorden en dat jij ondersteunt met de administratieve taken die bij jouw manager liggen.
• Archiveren van stukken
  Jij zorgt ervoor dat stukken op een goede manier op SharePoint of in MS Teams worden opgeslagen, zodat deze op een later moment ook weer eenvoudig terug te vinden zijn.

Wat je verder krijgt

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.233,- en € 4.376 (Hay profiel Secretaresse 1, schaal 08 cao hbo), bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantiegeld van 8%van je bruto jaarsalaris.
• De mogelijkheid om het vakantieverlof uit te breiden naar 428 vakantie-uren per jaar
• Recht op verschillende soorten verlof, zoals (on)betaald ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptie- en pleegzorgverlof en diverse andere regelingen.
• Afhankelijk van je situatie, kun je gebruik maken van een van de volgende mogelijkheden: kilometervergoeding voor je woon-werkverkeer, een NS-Business Card, een eigen HvA-fiets of belastingvoordeel bij de aanschaf van een andere fiets. Kun je, bijvoorbeeld vanwege een functiebeperking, niet met eigen of openbaar vervoer komen? Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
• Korting op onder meer boeken, culturele cursussen, soft- en hardware en een aantal verzekeringen.
• Volop aandacht voor werkplezier en werk-privébalans. En voor vitaliteit. Zo kun je voordelig deelnemen aan onze sportactiviteiten speciaal voor HvA-medewerkers of via het sportcentrum USC. Ook kun je gebruikmaken van onze (loopbaan)coaches en van online tools die je ondersteunen bij je mentale gezondheid.
• Een goede pensioenregeling bij ABP.
• Een maandelijkse internetvergoeding en een laptop en telefoon in bruikleen.
• Last but not least: een werkplek in een dynamische omgeving waar je in een fijne sfeer met collega’s werkt, die je ook buiten het werk om kunt ontmoeten.  Bijvoorbeeld via onze community’s zoals HvAPride, HvA Alumni, HvA United, JongHvA en Fem IT.

Bekijk hier al onze arbeidsvoorwaarden en mogelijkheden op maat.

Zo verrijk jij ons

Op de HvA zijn geen twee medewerkers hetzelfde. Dus wie je ook bent, je vult ons team altijd aan. Verder neem je mee:

• Ten minste MBO werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring met het ondersteunen van managers;
• Het hebben en houden van overzicht, ook als er sprake is van veel prioriteiten;
• Dat je ommunicatief sterk bent, wat betekent dat jij je zowel mondeling als schriftelijk duidelijk en correct kunt uitdrukken;
• Zelfstandig kunnen werken, maar ook tijdig de hulpvraag stellen indien nodig;
• In staat flexibel te opereren in een veranderende omgeving, wat betekent dat je snel kunt schakelen tussen verschillende onderwerp
• Ruime ervaring met het werken in SharePoint en MS365.

Word onze nieuwe Managementassistent(e)

• Upload tot en met 31 mei 2025 je motivatie en cv via de sollicitatiebutton. En houd je inbox in de gaten: binnen twee tot drie weken ontvang je een persoonlijke reactie.
• Wil je eerst meer weten over de functie? Leonie Klinkenberg, Teamleider, kan je er alles over vertellen. Bel of app via 06 – 81 96 34 98 of mail naar l.s.klinkenberg@uva.nl.
• deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten;
• Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar vacatures@hva.nl.
• bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de HvA Sollicitatiecode aan. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
• Voor deze vacature communiceren wij een (uiterste) sluitingsdatum. Echter, bij de ontvangst van passende of aansluitende sollicitaties zullen er al vóór de sluitingsdatum sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Bij gebleken geschiktheid kan dit eventueel betekenen dat de vacature vervuld wordt voor het verlopen van de gecommuniceerde uiterste sluitingsdatum.
• ‘Let op: reageer je op meerdere HvA vacatures of heb je in het verleden eerder gereageerd op een vacature van de HvA? Check bij elke nieuwe reactie op een vacature of je brief correspondeert met de vacature.’
• Wij kunnen alleen sollicitaties in behandeling nemen die via de “solliciteer nu” knop op de vacaturepagina van de HvA zijn ingediend (tenzij anders aangegeven).

Creating tomorrow op de afdeling Bedrijfsbureau van de dienst Facility Services

Welkom bij het secretariaat van Facility Services! Met drie collega’s zorgen wij voor de beste ondersteuning van het MT. Dit doen wij in een informele sfeer, we werken graag samen, maar kunnen goed zelfstandig onze weg vinden. Ons team is onderdeel van het Bedrijfsbureau van FS. Samen bouwen we aan de ontwikkeling van ons team. Help je mee?

Als het even kan, komen we met ons team bij elkaar op ons kantoor op de Hogehilweg in Amsterdam-Zuidoost. De metro stopt voor de deur. Daarnaast hebben de HvA en de UvA tientallen andere panden in Amsterdam. Klap je je laptop liever open in het legendarische Maagdenhuis? Of wijk je graag eens uit naar de levendigheid van de Roeterseilandcampus of de Amstelcampus? Misschien heb je altijd al eens een sterrenkijker van dichtbij willen zien en trekt het innovatieve Amsterdam Science Park je aan? Het kan allemaal.

Bij Facility Services beweeg je je in de verschillende organisatieculturen van twee toonaangevende Amsterdamse onderwijsinstellingen die de professionals en wetenschappers van de toekomst opleiden. Geen dag is hetzelfde. De vraag van onze klanten verandert voortdurend, en samen met jou verrassen we hen graag met onze oplossingen. Ons werk is dus afwisselend, mooi én complex. En dat in een lerende omgeving – dat laatste zit in ons DNA. Door dit alles kun je je bij ons ontwikkelen tot een brede professional en krijg je volop kansen om door te groeien.

De HvA en de UvA staan hoog in de (internationale) rankings, met vernieuwend en maatschappelijk relevant onderzoek. Daarvoor zetten wij ons ook bij Facility Services in. Indirect – door te zorgen dat de randvoorwaarden meer dan op orde zijn ¬– en ook direct. Wij leveren namelijk als dienst zelf óók een grote innovatieve en maatschappelijke bijdrage. Onze speerpunten zijn digitalisering, duurzaamheid, divers talent & inclusie en samenwerken. Regelmatig betrekken we daar de opleidingen van de HvA en de UvA bij. Werk je vanuit FS aan een project of onderzoek? We vinden het geweldig als je daarbij samenwerkt met een onderzoeker, student of stagiair(e).

Talent als basis, diversiteit als kracht

Van onze ruim 45.000 studenten en 4.500 medewerkers zijn er geen twee hetzelfde! Kun je je voorstellen hoe dynamisch dat is, die enorme verscheidenheid aan persoonlijkheden, achtergronden en perspectieven? Belangrijk ook, want wij geloven dat we juist dankzij die diversiteit beter presteren als werkgever én hogeschool van en voor de Metropoolregio Amsterdam. We streven ernaar de diversiteit die Amsterdam rijk is weerspiegeld te zien in ons personeelsbestand. En een organisatie te zijn waar elke medewerker en student zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Dus wie jij ook bent: je bent van harte welkom!