Ambtelijk Secretaris Examencommissie bachelor en masteropleidingen

Locatie                Amsterdam

Salaris                 € 3.311,-- tot € 4.376,-- o.b.v. 40-urige werkweek

Dienstverband     24 uur per week (0,6 fte)

Contract              Tijdelijk contract voor de periode 6 mei tot 3 oktober. Binnen deze periode neem je 4 weken in de zomer actief vakantieverlof op. 

Kom je werken bij bachelor- en masteropleidingen?
Wij bieden twee bachelors: Sportkunde – SM&O (Nederlandstalig) en Sport Studies - ISMB (Engelstalig, 50+ nationaliteiten). Sinds september 2025 bieden wij ook de MSc Sport Business & Leadership aan.

Want waar anders dan bij de HvA?

• Samenwerking met drie topopleidingen: samen verantwoordelijk voor mooi onderwijs
• Rechtvaardig: binnen duidelijke kaders.
• Collegiaal, meedenkend met veel werkplezier in het team.

Zo maak jij het verschil

Je faciliteert en ondersteunt de examencommissie (EC) Sportkunde, Sport Studies en MSc Sport Business & Leadership, in de voorbereiding en de uitvoering van besluiten en beleid, zodat de EC haar taken deskundig en onafhankelijk uit kan voeren. Dit betekent een administratieve en vooral ook uitvoerende functie waarbij meedenkend vermogen een must is.

Je bent het aanspreekpunt voor studenten en docenten, je beantwoordt hun vragen, je verstrekt informatie over geldende procedures en je stemt verwachtingen af. Je bent verantwoordelijk voor uitgaande correspondentie naar aanleiding van besluiten van de examencommissie en je stelt (concept) verweerschriften op. Inhoudelijk moet alle correspondentie zijn getoetst en voldoen aan de relevante wettelijke kaders. Verder zorg je voor heldere verslaglegging en dossiervorming, bewaak je de follow-up en ben je verantwoordelijk voor de archivering van processtukken.  

Andere zaken die tot je takenpakket behoren zijn het voorbereiden en afwikkelen van vergaderingen, in nauw overleg met de voorzitter en leden van de examencommissie. Daarnaast draag je bij aan het up-to-date houden van interne informatiebronnen, zoals bijvoorbeeld de A-Z lijst op intranet voor studenten en medewerkers. Ook regel je toetsvoorzieningen, maak je verklaringen, haal je studiepuntenrapportages uit het studenten-informatie-systeem (SIS) en draag je bij aan de studiepuntencontroles.

Tot slot stem je procedures af met het international office met betrekking tot studenten die tijdelijk in het buitenland gaan studeren, als onderdeel van de studie Sportkunde of Sport Studies.

Wat je verder krijgt

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.311,-- en € 4.376 (schaal 8 cao hbo, Hay functieprofiel secretaris 3) en is afhankelijk van opleiding/ervaring.
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantiegeld van 8%van je bruto jaarsalaris.
• De mogelijkheid om het vakantieverlof uit te breiden naar 428 vakantie-uren per jaar
• Recht op verschillende soorten verlof, zoals (on)betaald ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptie- en pleegzorgverlof en regelingen voor wat oudere medewerkers.
• Afhankelijk van je situatie, kun je gebruikmaken van een van de volgende mogelijkheden: kilometervergoeding voor je woon-werkverkeer, een NS-Business Card, een eigen HvA-fiets of belastingvoordeel bij de aanschaf van een andere fiets. Kun je, bijvoorbeeld vanwege een functiebeperking, niet met eigen of openbaar vervoer komen? Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
• Korting op onder meer boeken, culturele cursussen, soft- en hardware en een aantal verzekeringen.

• Volop aandacht voor werkplezier en werk-privébalans. En voor vitaliteit. Zo kun je voordelig deelnemen aan onze sportactiviteiten speciaal voor HvA-medewerkers of via sportcentrum USC. Ook kun je gebruik maken van onze (loopbaan)coaches en van online tools die je ondersteunen bij je mentale gezondheid.
• Een goede pensioenregeling bij ABP.
• Een maandelijkse internetvergoeding en een laptop en telefoon in bruikleen.
• Last but not least: een werkplek in een dynamische omgeving waarin je in een fijne sfeer met collega’s werkt, die je ook buiten het werk om kunt ontmoeten, bijvoorbeeld via onze community’s, zoals HvAPride, HvA Alumni, HvA United, JongHvA en FEM IT.

Bekijk hier al onze arbeidsvoorwaarden en mogelijkheden op maat.

Zo verrijk jij ons

Wij zoeken een kandidaat met een relevante, afgeronde opleiding op mbo-niveau. Relevante werkervaring binnen verschillende administratieve processen en (juridische) procedures is een pre.

Je werkt precies en zorgvuldig en bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.  

Je bent flexibel en je kunt snel schakelen. Je hebt een sterk dienstverlenend karakter, je bent stressbestendig, accuraat en hebt een proactieve werkhouding. Je communiceert zowel in het Nederlands als Engels met docenten en studenten. Je beschikt dan ook over een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel woord en geschrift.  

Je hebt kennis van de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW) of je bent in staat je deze materie snel eigen te maken door het volgen van een interne training.

Word onze nieuwe ambtelijke secretaris

• Upload tot en met 3 april 2025 je motivatie en CV via de sollicitatiebutton. En houd je inbox in de gaten: binnen twee tot drie weken ontvang je een persoonlijke reactie.
• Wil je eerst meer weten over de functie? Katelijne Boerma, Opleidingsmanager Sportkunde, Sport Studies en MSc Sport Business & Leadership, kan je er alles over vertellen. Bel op app via telefoonnummer: 06-31791327 of mail naar: k.boerma@hva.nl

• deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.
• gesprekken vinden op 8 april plaats tussen 09:00 en 12:00u
• Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar vacatures@hva.nl.  
• Bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de HvA Sollicitatiecode aan. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
• Wij kunnen alleen sollicitaties in behandeling nemen die via de “solliciteer nu” knop op de vacaturepagina van de HvA zijn ingediend (tenzij anders aangegeven).

Creating tomorrow op de faculteit Gezondheid, Sport en Bewegen

Je maakt deel uit van klein enthousiast ondersteuningsteam (5 personen) van de opleiding Sportkunde, Sport Studies en MSc Sport Business & Leadership en je bent onderdeel van de examencommissie, ook binnen een klein team. Je komt terecht in een dynamische tweetalige (NL-EN) werkomgeving, waar naast het leuke en interessante takenpakket, ook ruimte is voor sport en sociale activiteiten.

Kijk voor meer informatie over de faculteit op: https://www.hva.nl/over-de-hva/organisatie/faculteiten/faculteiten.html. En voor informatie over de opleidingen:

Sportkunde – https://www.hva.nl/opleidingen/sportkunde 

Sport Studies – https://www.amsterdamuas.com/programmes/sport-studies  

Master Sport Business & Leadership – https://www.amsterdamuas.com/programmes/master-sport-business-and-leadership  

Talent als basis, diversiteit als kracht

De HvA wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Als werkgever geloven we dat, hoe inclusiever we zijn, des te beter we kunnen presteren als kennisinstelling van en voor de stad. De verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven die Amsterdam rijk is, zien wij graag weerspiegeld in het personeelsbestand van onze hogeschool. Ongeacht je gender, leeftijd, culturele achtergrond, van wie je houdt en wat je gelooft: we nodigen je van harte uit om te solliciteren!